COMO PREPARAR, ORGANIZAR E DIRIGIR UMA ASSEMBLÉIA

            A assembleia ordinária de um Lions Clube também deve primar pela observância do protocolo leonístico. Este, se observado, servirá não apenas para aprimorar a prática leonística como, igualmente, para fazer com que a reunião transcorra de forma ágil e num clima agradável e de elevada grau de companheirismo.

            Fornecemos a seguir, com o intuito exclusivo de procurar colaborar, um roteiro daquilo que, em nosso modesto entendimento, deve ser o desenvolvimento de uma assembleia ordinária do Clube:

           

Ato n.º 1: No horário estabelecido o Presidente ou a Presidente bate o sino.

            Comentário: Os membros do Clube devem fazer o possível e comparecer no local da reunião com alguns minutos de antecedência. Horário foi feito para ser cumprido. É preciso acabar com o desagradável costume de se marcar uma reunião para as 20:00 horas e ela comece pelo menos meia hora depois. Deve-se, acima de tudo, respeitar aqueles que sempre chegam no horário. No horário determinado pela convocação, o Presidente ou a Presidente deve bater o sino e iniciar os trabalhos. Aqueles que eventualmente chegarem após o início da reunião devem se acomodar em silêncio, evitando, inclusive, qualquer tipo de cumprimento para não atrapalhar o andamento dos trabalhos.

            Ato n.º 2: O Presidente ou a Presidente abre os trabalhos: “Invocando a Deus, e pela grandeza do Brasil, declaro aberta esta assembleia ordinária do nosso Clube.”

            Comentário: Depois da abertura protocolar, será sempre elegante o Presidente ou a Presidente solicitar um minuto de silêncio pela paz mundial e pelo registro de algum acontecimento que, eventualmente, tenha envolvido algum associado ou seus familiares e que mereça a solidariedade do Clube.

            Ato n.º 3: O Presidente ou a Presidente bate o sino e solicita que os presentes permaneçam em pé (e não de pé – pois quem está sem pé infelizmente é deficiente físico), e convida algum Companheiro, Companheira ou Domadora para que proceda a Invocação a Deus.

            Comentário: O indicado ou indicada para a missão não deve repetir a expressão “Invocação a Deus”. Esta já foi solicitada pelo Presidente ou pela Presidente. Está existindo, em nosso meio uma diversidade muito grande de invocações. No leonismo, porém, deve ser proferida aquela usual e que foi adotada oficialmente no leonismo brasileiro, aprovada durante a 29.ª Convenção Nacional de Lions Clubes do Brasil, realizada em maio de 1982 na cidade de Balneário Camboriú/SC. Trata-se de um monólogo de fé, que nos inspira e conduz aos mais elevados ideais do leonismo. Durante a leitura da Invocação, os presentes devem se manter com postura firme e respeitoso silencio, e, ao final, repetirem “Assim seja!”.

            Ato n.º 4: O Presidente ou a Presidente bate o sino, solicita que os presentes permaneçam em pé, e convida todos para entoarem a primeira estrofe e coro do Hino à Bandeira.

            Comentário: Durante a entoação da primeira estrofe e coro do hino, na forma oficial da letra de Olavo Bilac e música de Francisco Braga, os presentes devem cantar com moderação, com os braços estendidos junto ao corpo (alguns preferem colocar a mão direita posta à altura do coração, o que também é regulamentar), e dentro da maior mobilização possível. Nota-se, muitas vezes, a falta de respeito de alguns participantes quando da entoação do hino: uns olham para o teto, outros para o chão, alguns para os lados, e tem aqueles que chegam a conversar ou, até mesmo, coçar esta ou aquela parte do corpo. O posicionamento de cada um deve ser firme e respeitoso, sempre olhando diretamente para o Pavilhão Nacional.

            Ato n.º 5: O Presidente ou a Presidente bate o sino e solicita que todos ocupem seus lugares.

            Comentário: Cerca de um minuto é mais que suficiente para que todos se acomodem e se coloquem em posição para participar da assembleia.

           

Ato n.º 6: O Presidente ou a Presidente bate o sino e solicita ao CL Secretário ou CaL Secretária para proceder a leitura da ata da reunião anterior e das correspondências recebidas entre a última e à presente assembleia.

            Comentário: Depois da leitura da ata pelo Secretário ou Secretária, o Presidente ou a Presidente indaga dos participantes se existe alguma correção ao acréscimo a ser feito no documento. Se houver, solicita que o Secretário ou a Secretária registre. Depois, o Presidente ou a Presidente submete à aprovação da assembleia o texto da ata, inclusive com as retificações ou acréscimo que houver. Se aprovado, o Presidente ou a Presidente solicita ao Secretário ou Secretária que registre a aprovação, indicando se foi por unanimidade ou por maioria. Na sequência, o Secretário ou Secretária informa sobre as correspondências recebidas no período, registrando em ata uma síntese das mesmas. Deve-se recordar, sempre, que a ata representa a memória do Clube e a sua história e, portanto, tudo deve ser registrado. O Secretario ou a Secretária informa, também, sobre o quórum registrado na assembleia.

            Ato n.º 7: O Presidente ou a Presidente bate o sino e solicita que o CL Tesoureiro ou a CaL Tesoureira faça as comunicações sobre as finanças do Clube e leitura do balancete mensal, se houver, comparando receitas e despesas.

            Comentário: O Tesoureiro ou a Tesoureira comenta a situação financeira do Clube. Sempre é bom lembrar que o Tesoureiro ou a Tesoureira não é o “cobrador do Clube”. Deve ser procurado e não procurar os interessados para que cumpram suas obrigações junto à tesouraria. Todas as movimentações ou pagamentos efetuados pelo Tesoureiro ou pela Tesoureira devem ser reportados ao Secretário ou à Secretária, através de fotocópias, para que conste na ata dos trabalhos e sejam anexadas ao Informe Mensal de Atividades do Clube.

            Ato n.º 8: O Presidente ou a Presidente bate o sino e passa a palavra ao Diretor Social para que este reporte os fatos relacionados com a sua pasta.

            Comentário: O Diretor Social deve anunciar os aniversariantes e datas comemorativas do período, anunciar as programações do Clube e prestar contas dos eventos realizados no período anterior. Sempre é bom lembrar que os eventos do Clube são programados pela sua Diretoria, competindo à assembleia aprova-los ou não. Havendo presença de convidados ou visitantes na assembleia, compete ao Diretor Social fazer a saudação em nome do Clube

            Ato n.º 9: O Presidente ou a Presidente bate o fino e passa a palavra para o Diretor de Associados a fim de que ele comente as atividades da sua área.

            Comentário: É importante a atuação do Diretor de Associados na estabilidade do quadro social do Clube. Ele deve incentivar Companheiros e Companheiras para viabilizar a apresentação de novos associados. Deve orientar os padrinhos para que deem acompanhamento leonístico aos novos associados, integrando-os nas atividades do Clube e acompanhando o desenvolvimento de cada um. Se, durante a assembleia, estiver presente algum candidato a associado já aprovado, o Diretor de Associados deve comandar uma auto apresentação dos presentes, que deve ser simples e objetiva.

            Ato n.º 10: O Presidente ou a Presidente bate o sino e concede a palavra aos demais Diretores do Clube (Diretor de LCIF, Diretor de GLT, Diretor de GMT, Diretor de GST e Diretor de Comunicação e Marketing), para que os mesmos, desejando, usem a palavra para comentar eventuais registros em suas pastas.

            Comentário: É importante que os Diretores informem aos membros da assembleia sobre os fatos que estejam ocorrendo em suas pastas. Os associados precisam e devem conhecer o que acontece nos bastidores do Clube, do Distrito e da Associação Internacional e se mantenham informados, inclusive para opinarem e dar sugestões.

            Ato n.º 11: O Presidente ou a Presidente bate o sino e convida o Companheiro, a Companheira ou a Domadora previamente convocada para proceder a instrução leonística.

            Comentário: A instrução leonística é a forma de se manter os Associados do Clube, independentemente do tempo de afiliação de cada um, atentos e conscientes a respeito da filosofia do movimento leonístico, da leis que o regem, da sua organização e, acima de tudo, da importância do nosso envolvimento com o legado que nos foi deixado pelos fundadores. E uma das formas de manter viva essa chama de ideais é incentivar e incrementar a realização de instrução leonística durante as assembleias. O autor da instrução leonística deve, preferencialmente, traze-la por escrito, para que, ao final, uma cópia seja entregue ao Secretário ou à Secretária a fim de constar da ata a ser encaminhada à Governadoria juntamente com o Informe Mensal de Atividades. O Presidente ou a Presidente, em cada assembleia, deverá convidar algum dos seus membros para proferir a instrução leonística da assembleia seguinte.

            Ato n.º 12: O Presidente ou a Presidente bate o sino e declara jaula aberta.

            Comentário: A jaula aberta é a parte prática da assembleia. Nesta ocasião, o Presidente ou a Presidente comenta sobre os assuntos que ficaram em pendência e quais as soluções encontradas ou providências tomadas; propõe, com base em sugestões apresentadas, atividades que poderão ser realizadas; indica medidas que o Clube poderá adotar junto às autoridades para solução de determinados problemas existentes na comunidade, entre outros. Todos os assuntos sugeridos ou medidas a serem tomadas devem ser aprovadas pela assembleia. Durante a jaula aberta, o Presidente ou a Presidente deverá comandar a participação dos membros presentes à assembleia, solicitando que as participações sejam feitas uma a uma, individualmente, a fim de evitar choques de comentários ou discussões que possam tumultuar os trabalhos. E essa atuação do Presidente ou da Presidente é de relevante importância, pois depende deles cuidar da forma e condução dos assuntos que estiverem sendo discutidos, evitando que a reunião se torne excessivamente burocrática, prolixa e cansativa. O Presidente ou a Presidente deve se esmerar em descomplicar a assembleia e torna-la mais eficiente e objetiva, ou seja, mais agradável. Querer mudar o protocolo ou inovar sem medir as consequências é deixar de lado os procedimentos que garantem a grandeza do leonismo.

            Ato n.º 13: O Presidente ou a Presidente bate o sino e solicita que algum Companheiro ou Companheira faça a “Oração pelo Brasil”;

            Comentário: É uma conclamação cívica de amor ao estudo e ao trabalho e da grandeza da nossa Pátria, que deve ser repetida com fervor pelos participantes da assembleia.

            Ato n.º 14: O Presidente ou a Presidente bate o sino, agradece a participação da sua Diretoria e dos demais participantes nos trabalhos da assembleia, marca a data e horário da próxima reunião, solicita uma salva de palmas ao Pavilhão Nacional e dá por encerrado os trabalhos.

            Comentário: O agradecimento é uma forma elegante do Presidente ou da Presidente encerrar a assembleia. Deve agradecer todos aqueles que tiveram funções durante a reunião, quem fez a Invocação a Deus, o Secretário, o Tesoureiro, o Diretor Social, o Diretor de Associados, os demais Diretores que participaram, quem fez a instrução leonística, quem fez a Oração pelo Brasil e todos aqueles que tiveram participação ativa durante a jaula aberta. A confirmação da data da próxima assembleia também é indispensável. Para os que estiveram ausente, o Presidente ou a Presidente recomenda ao Secretário ou à Secretária para que os comuniquem pessoalmente.

                                                                PDG MJF ANTONIO DOMINGOS ANDRIANI

                                                                 Assessor Distrital de Instrução Leonística

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